外贸团队邮件及询盘管理规范

面对日益高涨的客户开发成本和年轻的外贸新人，外贸团队管理有时会变成一件棘手的事，它不仅考验管理者的智慧和经验，往往还需要借助一些有效的业务管理工具才能实现。笔者结合自己多年的外贸团队管理经验，结合海米SMT数字管理平台的CMS客户关系管理软件，分享自己在外贸询盘和外贸邮件方面的一些管理方法，供大家参考和讨论。

1 邮件管理规范

1.1 邮件标题

标题须包含邮件核心内容关键词，保证后期工作检索需要。因标题不规范导致检索失败时，业务员须主动配合提供原始邮件信息。

1.2 邮件抄送

所有邮件默认需抄送业务主管（[email protected]）

2 询盘管理规范

2.1 询盘录入

工作要求

所有询盘均需在工作日当天录入SMT数字管理平台CMS客户管理系统。

处理办法

如果业务未及时将询盘录入SMT数字管理平台，业务主管有权暂停分配新询盘给相应外贸业务员。所有未录入SMT数字管理平台的订单，按私自接单处理。所有相关订单不参与工作考核，不计入个人业绩，不计算提成。且一经发现，将上报公司管理处。

2.2 回复时间

所有上班时间询盘须在工作日当天回复，其它时间询盘应在24小时内回复。无法处理的询盘应当主动向业务主管说明情况。所有超时未回复，且未在超时前主动做情况说明的询盘，将由业务主管收回。每累计超时5次者，做以下处理：

• 业务主管停止新询盘分配7个工作日
• 内部通告批评

2.3 询盘评价

每条询盘得来不仅需要金钱成本，更付出了业务的宝贵时间和精力，因此每条询盘都应该有所得，有收获。所有询盘在完成后都需要有COMMENT自我评价，需要分析自己出单的原因或不出单的原因，审视跟进过程中自己做得好的地方和不好的地方。未填写COMMENT自我评价的询盘按未完成询盘归类。

2.4 撞单判定

业务撞单时以系统录入时间先后判定客户归属，先录者得；非工作时间以先回复者得。

附：询盘类型及处理办法

找到一款适合的外贸CRM管理软件，不仅能够显著改善管理困境，还可以提升外贸团队工作效果和工作质量，这也是每个管理者需要思考的问题。SMT数字平台的CRM业务管理工具是由东莞海米数字科技有限公司自主研发的原生SaaS平台。您可以通过SMT数字平台相关文章了解更多信息，也欢迎给我们留言参与话题讨论。